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¿Qué es una factura electrónica?

Una Factura Electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

Es el equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.

En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguran su autenticidad e integridad.

Una factura electrónica tiene un valor legal idéntico al de la factura en papel siempre que cumpla las siguientes condiciones:

Cualquier documento electrónico que contenga la misma información legalmente exigida a la factura de papel (Artículo 6 del por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) y que esté firmada electrónicamente mediante un certificado reconocido, es una factura electrónica legal.

Real Decreto 1619/2012Enlace externo.

Una factura electrónica puede generarse en distintos formatos aceptados (PDF, PDF/A, XML, EDIFACT, etc.) y, generalmente, se transmite al receptor por medios telemáticos (Internet) aún cuando puede presentarse en soportes magnéticos u ópticos.

Todo receptor debe autorizar y consentir el envío de facturas electrónicas mientras no esté, normativamente, obligado.
 
Para que tenga validez legal y fiscal plenas, la factura electrónica tiene que estar firmada electrónicamente por el emisor de la misma. La firma electrónica de la factura permite comprobar y garantizar su integridad y autenticidad así como el no repudio por parte del emisor.
 
No es una factura electrónica válida:
  • si no está firmada electrónicamente o
  • si no contiene toda la información legalmente exigida o
  • si no está en un formato legible y aceptado por el receptor.

Proceso de la facturación electrónica 

- El proceso de la factura electrónica se da entre dos interlocutores:
el proveedor (emisor) que envía electrónicamente la factura al cliente (receptor).

- El emisor debe contar previamente con la conformidad del receptor en cuanto al formato electrónico de la factura para poder enviarla.

- El receptor debe verificar la autenticidad e integridad de la factura mediante la firma electrónica y la vigencia del certificado digital y archivarla. El certificado electrónico lo emite una Autoridad de Certificación.

- Tanto el emisor como el receptor de las facturas electrónicas pueden contar con la ayuda y el asesoramiento de un tercero (entidades financieras, fabricantes de software, etc.).