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¿Sabías que los certificados digitales de empresa están cambiando?

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¿Utilizas certificados digitales en tu empresa? ¿Realizas trámites telemáticos con la administración? ¿Y con tus clientes y proveedores? ¿Utilizas la facturación electrónica?

Desde hace algún tiempo existen gestiones con la administración que únicamente se pueden hacer de forma telemática, como realizar algunos trámites o recibir notificaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. También se pueden emitir facturas electrónicas a otras empresas o las propias administraciones públicas, de la misma forma que lo haríamos en papel.

Esto está obligando a las empresas a la trasformación digital de estos procesos. Uno de estos cambios es la adopción de la firma electrónica utilizando certificados digitales que nos identifican.

La firma electrónica es el equivalente digital a la firma manuscrita de un documento. Con ella se asegura que quien firma el documento es la persona física o jurídica que dice ser (con su certificado), la integridad de la información que se firmó y el no repudio del firmante, que no podrá negar que lo ha firmado.

Ofrece grandes ventajas ya que, aparte de poder realizar cómodamente cualquier gestión o trámite con las administraciones públicas desde cualquier lugar u hora del día, permite aumentar la productividad y competitividad al simplificar la gestión documental y eliminar los costes de la reducción de documentos impresos. Está regulada por una legislación a nivel nacional y europeo que debemos conocer.

El proceso de firma se realiza y verifica mediante la utilización de un certificado digital, que es un documento electrónico que permite la identificación del titular, intercambiar información con otras personas y entidades, de manera segura, y firmar electrónicamente los datos que se envían de tal forma que se pueda comprobar su integridad y procedencia. Este documento electrónico contiene toda la información necesaria para identificar a su titular (nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y autorización de certificación que lo expide).

Los certificados electrónicos reconocidos, son los certificados que se expiden cumpliendo los requisitos de comprobación de la identidad del solicitante y la fiabilidad y garantías de los servicios que se presten con él. En España es el Ministerio de Industria, Energía y Turismo quien habilita a distintos organismos para emitir certificados reconocidos. Estos certificados, pueden estar almacenados en tarjetas criptográficas como el DNI electrónico o en un fichero descargable en el ordenador e instalable en el navegador web.

Las entidades encargadas de emitir y revocar los distintos tipos de certificados electrónicos a personas físicas (particulares) o jurídicas (empresas, asociaciones, etc.) son las Autoridades de Certificación o CA. Estas se encargan de identificar físicamente al solicitante del certificado (se tiene que personar en las oficinas de la AC), y comprueban que cumple con todos los requisitos para su petición.

Las principales Autoridades de Certificación reconocidas para la emisión de certificados electrónicos tanto para particulares como para empresas son:

También actúan como Autoridades de Certificación reconocidas otras entidades como:

  • Camerfirma Consejo Superior de Cámaras de Comercio
  • ANF AC ANF Autoridad de Certificación
  • SCR Servicio de Certificación del Colegio de Registradores
  • ACA Autoridad de Certificación de la Abogacía
  • ANCERT Agencia Notarial de Certificación
  • Firmaprofesional Certificados electrónicos

¿Qué cambios están ocurriendo en los certificados?

Recientemente, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) ha comenzado a emitir tres nuevos tipos de certificado de representante para empresas, que sustituyen a los certificados de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica. Por su parte, la Seguridad Social deja de emitir su certificado SILCON, de uso exclusivo para las gestiones electrónicas de este organismo, desde el uno de septiembre de 2016.

Los cambios en estos certificados digitales, vienen a cumplir con la normativa europea relativa a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, según la norma No 910/2014. Estos certificados son:

  • Certificado de Representante de Administrador Único o Solidario. Se expide a los administradores únicos o solidarios (inscritos en el registro mercantil) como representantes de las personas jurídicas para sus relaciones con las Administraciones Públicas y en la contratación de bienes o servicios propios o concernientes a su giro o tráfico ordinario.
  • Certificado de Representante de Persona Jurídica. Se expide a las personas físicas como representantes de las personas jurídicas para su uso en sus relaciones con las Administraciones Públicas, entidades y organismos públicos, vinculados o dependientes de las mismas.
  • Certificado de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica. Se expide a las personas físicas como representantes de las entidades sin personalidad jurídica (comunidades de bienes y sociedades civiles) en el ámbito tributario y otros previstos en la legislación vigente.

Las ventajas que ofrecen los certificados tanto para la firma como para la facturación electrónica son grandes, pero hay que estar atento a los cambios propiciados por la nueva legislación europea. Para ello, os recomendamos estar en contacto con vuestro proveedor de servicio de firma electrónica para manteneos informados de cualquier posible cambio que pudiera afectar en este sentido a vuestra empresa.

Fuente Publicado en https://www.incibe.es/protege-tu-empresa/blog el día 06/07/2016
Palabras clave Sede electrónica